Etika dalam Berkirim Email

Akses internet yang semakin mudah dari masa ke masa membuat penggunaan surat elektronik atau email menjadi suatu hal yang umum. Pengguna email pun semakin meningkat setiap tahunnya dari berbagai kalangan di lapisan masyarakat. Penggunaan email itu memiliki berbagai tujuan, mulai dari untuk kepentingan bisnis dan dunia usaha, mengirim suatu pesan penting ke seseorang, menjalin silaturahmi antara dua orang yang berjauhan, hingga sekedar untuk mengobrol. Bahkan dengan berkirim email kita dapat membentuk suatu forum diskusi dengan topik atau pokok bahasan tertentu.
Karena berkirim email sudah menjadi hal yang biasa di kalangan masyarakat, seringkali kita lupa akan etika dalam berkirim email. Contoh yang sederhana, kadang tidak terpikir oleh kita akankah terjadi kesalah pahaman oleh penerima email, kesan apakah yang akan muncul dari email yang kita kirim, dan apakah email kita mudah dipahami?
Contoh konkret yang seringkali terjadi jika kita tidak memperhatikan berbagai etika saat berkirim email, yaitu seseorang mengirim email yang terlalu panjang, sehingga penerima susah memahami dan malas membacanya. Email seperti ini akan memunculkan berbagai kesan dari orang-orang yang membacanya, salah satunya, si pengirim akan dinilai tidak profesional, dan beberapa orang akan mengatakan bahwa dia tidak berasal dari kalangan pendidikan.
Untuk menghindari berbagai kesalahpahaman, beberapa hal berikut patut diperhatikan dan dilakukan ketika sedang berkirim email:
1. jangan mengirimkan spam Apapun alasannnya, mengirimkan spam akan menganggu orang lain. Spam yang cenderung berisi iklan bisa dianalogikan apabila seseorang sedang makan malam bersama tiba-tiba datang pengamen yang bersuara fals. Untuk itu, apabila memang harus mengirimkan e-mail yang berisi promosi barang atau usaha, pastikan dikirim ke orang-orang yang memang benar-benar membutuhkan.
2. jangan mengirim hinaan terutama ketika sedang menulis untuk bisnis. Apabila menulis untuk menghina, lebih baik jangan menulis. Artinya, apapun alasannya, jangan pernah mengirimkan e-mail hanya untuk menghina seseorang. Lebih baik berbicara langsung untuk menyelesaikan masalah.



Perlu diperhatikan pula untuk tidak menunjuk perselisihan pribadi kita.Bisa jadi e-mail tersebut akan dicopy, lalu di posting di milis atau di newsgroup. Maka, menuliskan rahasia pribadi kita di email juga menjadi hal yang sangat dianjurkan untuk tidak dilakukan.
3. jangan berpanjang-panjang kata apabila menulis pesan. Dikhawatirkan pesan yang kita kirim menjadi susah dimengerti, sehingga penerima menjadi salah paham atau malah merasa malas untuk membacanya.
4. jangan berteriak di e-mail. Teriak yang dimaksud di sini adalah menggunakan huruf besar dan tanda seru yang melebihi keperluan. Orang akan menjadi cepat letih membaca tulisan yang huruf besarnya sangat dominan. Selain itu pesan yang ditulis dengan huruf besar dan disertai tanda seru dapat disamakan dengan kata-kata yang diucapkan dengan penekanan dan nada tinggi ketika sedang diucapkan, sehingga dikhawatirkan terjadinya kesalahpahaman.
5. jangan mengosongkan 'subject'. Saat ini e-mail memerlukan subject yang jelas, sebagai nama dari e-mail itu sendiri. Banyak sekali orang baru mau membaca sebuah e-mail apabila subjectnya menarik. Jangan sekali-kali mengosongkan subject, karena kebanyakan orang apabila mencari arsip e-mailnya, dia melakukan sortir berdasarkan subject. 


6. Perhatikan siapa yang akan menerima email ini. Menulis email ke teman tentu berbeda dengan menulis email ke client atau ke atasan atau pada orang yang belum dikenal.Jangan sembarang menggunakan bahasa. Perhatikan kepada siapa e-mail hendak ditujukan. Penggunaan tata bahasa, idiom-idiom, humor dan lain-lain belum tentu cocok antara satu individu dengan individu yang lain, atau antara satu budaya dengan budaya yang lain. Lebih baik gunakan bahasa standar, yaitu bahasa Indonesia.

7. jangan berpikiran pendek. Bacalah benar-benar e-mail yang diterima. Setiap e-mail mungkin mempunyai arti yang berbeda apabila dibaca benar-benar. Jangan cepat menyimpulkan isi sebuah e-mail hanya dari subject atau dari hanya membaca satu kali. Dan juga sangat dilarang menyimpulkan isi e-mail sebelum kita benar-benar selesai membaca dan memahami.
8. perhatikan penggunaan Reply-to-All dan Forward. Pakailah akal yang jernih sebelum menekan tombol forward dan Reply to All. Tanyalah pada diri sendiri, apakah hal apa yang akan terjadi? Hampir semua surat berantai tidaklah berguna. Perlu dipertimbangkan juga, siapa saja yang patut menerima e-mail macam itu.
Reply-to-All – Pertimbangkan matang2 sebelum memakai fitur ini, untuk mencegah e-mail yang tidak diharapkan (oleh orang lain)..
Forward – Fitur yang satu ini adalah yang paling disukai oleh pengirim surat berantai. Tapi yang paling menggangu adalah penggunaan To/CC untuk semua penerima, yang membuat e-mail tersebar ke orang yang tidak dikenal. Gunakanlah BCC untuk fitur ini.
9. Gunakan salam, ada beberapa cara:
a. Assalamualaikum, (kalau kita tahu yang menerimanya adalah muslim)
b. Yth Pak Fulan, (ini yang paling formal)
c. dh, (dh=dengan hormat)
d. Pak Fulan, ………
Jangan pelit menggunakan kata-kata: "tolong", "terimakasih".
10. Sadarilah bahwa tiap orang mempunyai kepentingan pribadi. Kadang kita merasa gusar ketika email yang kita kirim tidak segera dibalas. Kita tidak perlu langsung SMS, atau telpon, setelah menekan tombol Send untuk mengecek apakah email sudah diterima. Penerima belum tentu merasa nyaman dengan hal ini.
Dan sebaliknya, jika kita menerima email yang pengirimnya mengharapkan balasan dengan segera, sebaiknya balasan untuk email itu segera kita kirimkan.


Sepuluh point di atas sering kali disepelekan oleh para pengguna email, terutama kalangan remaja yang hanya menggunakan email untuk mengobrol. Etika-etika tersebut sangat disarankan untuk diperhatikan guna menghindari kesalahpahaman dan menimbulkan kesan serius serta profesional.

(BY: KEZIA YULIA XI IPA5  / 16)